Das Dashboard zeigt deine erfassten Zeiten für Heute, diese Woche und diesen Monat.

Mit dem Schalter Stunden / Umsatz oben rechts wechselst du zwischen Zeitsummen und dem daraus berechneten Umsatz. Der Umsatz ergibt sich aus den hinterlegten Stundensätzen (siehe Abschnitt „Kunden, Projekte & Leistungen").

Der Schnellzugriff (nur Inhaber/Admin) führt direkt zu „Neuer Kunde", „Neues Projekt" und „Zeit erfassen".

Hier erfasst und bearbeitest du Zeiteinträge für einen Tag. Mit den Pfeilen, dem Datumsfeld oder „Heute" wechselst du den Tag.

Neuer Eintrag: Projekt und Leistung wählen (beides optional), Dauer eintragen, optional eine Notiz — „Hinzufügen" oder Enter speichert. Deine letzte Projekt-/Leistungswahl wird gemerkt.

Dauer-Formate:

• 1:30 — Stunden:Minuten
• 1,5 — Dezimalstunden (= 1 Std. 30 Min.)
• 90m oder 45min — Minuten
• 2h oder 1h30 — Stunden(+Minuten)
• 0830-1200 — Von–Bis (auch über Mitternacht)
• Nackte Zahl: einstellig = Stunden (8 → 8 Std.), sonst Minuten (90 → 90 Min.)

Schnell-Chips: +15m, +30m, +1h addieren auf das Dauer-Feld. „Mit Timer starten" legt sofort einen Eintrag an und startet den Timer darauf. „Vortag übernehmen" kopiert alle Einträge von gestern auf den angezeigten Tag.

In der Liste: Play startet den Timer auf einem Eintrag, der Stift öffnet die Bearbeitung (Datum, Projekt, Leistung, Dauer, Notiz, abrechenbar), der Papierkorb löscht nach Rückfrage.

Gesperrte Einträge (Schloss) wurden abgerechnet oder abgeschlossen und lassen sich nicht mehr ändern — Inhaber/Admin können sie in den Berichten wieder öffnen.

Die Timer-Anzeige oben ist auf jeder Seite sichtbar. Ein Klick auf Play startet sofort einen neuen Timer — auch ohne Projekt oder Leistung. Es wird dafür ein Eintrag mit 0 Minuten für heute angelegt; Projekt/Leistung kannst du später am Eintrag nachtragen.

Läuft ein Timer, zeigt die Anzeige rot die laufende Zeit; ein Klick stoppt ihn und schreibt die verstrichenen Minuten dem Eintrag gut. Pro Person läuft immer nur ein Timer.

Die Monatsansicht zeigt deine Tagessummen; die Monatssumme steht oben rechts. Heute ist farblich markiert, Wochenenden sind hinterlegt.

Mit den Pfeilen blätterst du durch die Monate, „Heute" springt zurück. Klick auf einen Tag öffnet die Zeiterfassung für genau dieses Datum — praktisch zum Nachtragen.

Abwesenheit beantragen: Art (Urlaub, Krankheit, …), Zeitraum und optional halbe Tage wählen. Wochenenden und Feiertage deiner Region werden bei den Arbeitstagen automatisch abgezogen. Im Reiter Meine Abwesenheiten siehst du deinen Resturlaub und den Status deiner Anträge; offene/genehmigte Anträge kannst du stornieren.

Freigaben (Inhaber/Admin): offene Anträge mit einem Klick genehmigen oder ablehnen (optional mit Kommentar) — der Mitarbeiter wird per E-Mail informiert. Ist Self-Approve aktiv (Einstellungen → Firma), gelten Anträge sofort als genehmigt.

Team & Urlaubskonten (Inhaber/Admin): Resturlaub aller Mitarbeiter; je Jahr lassen sich Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr und manuelle Korrekturen pflegen. Region und Standard-Urlaubsanspruch werden je Mitarbeiter in der Team-Verwaltung gesetzt.

Arten: die feste Standardliste ist vorbelegt; eigene Arten lassen sich anlegen (Farbe, bezahlt/unbezahlt, ob sie vom Urlaub abgezogen werden, ob eine Freigabe nötig ist).

Auswertung aller Zeiten nach Projekt, Kunde, Leistung oder Mitarbeiter — mit Stunden, abrechenbaren Stunden, Umsatz und Anzahl der Einträge je Gruppe plus Gesamtzeile. Mit „Vergleich zur Vorperiode" erscheinen Trendwerte gegenüber dem gleich langen Zeitraum davor. Über Filtern / Gruppieren grenzt du auf Kunde, Projekt, Leistung, Notiz-Text oder Status ein und speicherst Lieblingsfilter als Vorlage.

Zeitraum: Presets (dieser Monat, letzter Monat, diese Woche, dieses Jahr) oder frei über die Datumsfelder.

Weitere Auswertungen (Tabs):

• Rentabilität — effektiver Stundensatz je Kunde/Projekt: Umsatz geteilt durch alle Stunden, auch die nicht abrechenbaren.
• Auslastung — Soll/Ist je Mitarbeiter (Wochensoll aus der Team-Verwaltung) plus Abrechenbar-Quote. Das Soll ist um Feiertage und genehmigte Abwesenheiten bereinigt, der Saldo ist damit das Über-/Minusstundenkonto.
• Budgets — Verbrauch aller Projektbudgets mit Fortschrittsbalken und Hochrechnung, wann das Budget aufgebraucht ist.
• Nicht abgerechnet — offene abrechenbare Leistungen je Kunde; „Abrechnen" sperrt die Einträge als fakturiert.
• Auffälligkeiten — vergessene Timer, sehr lange oder leere Einträge, Werktage ohne Erfassung.
• Team live — wer gerade welchen Timer laufen hat.

Automatische Nachweise: Im Untertab Automatisch laufen Nachweise wöchentlich oder monatlich von allein und gehen per E-Mail raus. Das Feld Erster Lauf am ist optional — leer heißt „nächster passender Termin ab heute", sonst startet der Plan zum gewünschten Zeitpunkt. Wochentag bzw. Tag im Monat kommen dabei weiterhin aus der Einstellung darüber. Bei einem bestehenden Plan heißt das Feld Nächster Lauf am und lässt sich dort jederzeit korrigieren.

Tätigkeitsnachweis (PDF): druckfertiger Stundennachweis für einen Zeitraum, optional je Kunde/Mitarbeiter — ideal als Rechnungsanlage. CSV-Export: lädt die Übersicht als Excel-taugliche CSV-Datei herunter.

Kunden sind deine Auftraggeber. Beim Stundensatz wählst du zwischen drei Modi: Standard-Sätze der Leistungen (es gilt der Satz der jeweiligen Leistung), fester Satz (ein Satz für alle Leistungen dieses Kunden) oder spezielle Sätze je Leistung (einzelne Leistungen mit eigenem Satz; nicht überschriebene nutzen ihren Standardsatz). Mit gebuchtem Finanzmodul hat der Kunden-Dialog zusätzlich den Tab Rechnungsdaten (siehe „Kundenportal & Rechnungsdaten").

Projekte gehören optional zu einem Kunden und haben dieselben drei Stundensatz-Modi wie der Kunde — die Projekteinstellung hat dabei Vorrang vor der des Kunden. Zusätzlich am Projekt: Budget mit Typ (Stunden / Stunden pro Monat / Euro / Euro pro Monat), eine eigene Budget-Warnschwelle, Projektzeitraum (Start/Ende), Projektnummer/Referenz und der Schalter „nicht abrechenbar". Optional lässt sich die Zeiterfassung sperren, wenn das Budget aufgebraucht ist, und bei Monatsbudgets kann sich der nicht genutzte Rest in Folgemonate übertragen.

Leistungen sind Tätigkeitsarten (z. B. Beratung, Entwicklung) mit optionalem Stundensatz und der Markierung abrechenbar. Über den Aktiv-Schalter in der Liste deaktivierst (= archivierst) oder reaktivierst du eine Leistung; inaktive verschwinden aus den Auswahllisten, bestehende Zeiteinträge bleiben erhalten.

Bei Kunden und Projekten archiviert „Löschen" nur — die Daten bleiben erhalten, der Eintrag verschwindet aus den Auswahllisten.

Stundensätze & Umsatz: Beim Speichern eines Zeiteintrags wird der Umsatz automatisch berechnet. Reihenfolge: Projektsatz → Kundeneinstellung → Leistungssatz (der erste zutreffende gewinnt). Nicht abrechenbare Einträge zählen nicht zum Umsatz.

Hier verwaltest du die Benutzer deiner Firma: anlegen (Name, E-Mail, Rolle, Passwort), bearbeiten, Passwort zurücksetzen und archivieren. Archivierte können sich nicht mehr anmelden; ihre Zeiten bleiben erhalten. Pro Benutzer lassen sich außerdem Wochensoll, Feiertagsregion und Jahres-Urlaubsanspruch hinterlegen.

Rollen:

• Inhaber — alle Rechte; genau einer pro Firma, kann nur sich selbst bearbeiten und ist nicht archivierbar.
• Administrator — wie Inhaber: sieht alle Zeiten, verwaltet Stammdaten, Team und Einstellungen.
• Zeiterfasser — erfasst eigene Zeiten, sieht Dashboard/Kalender nur mit eigenen Daten.
• Mitarbeiter (lesend) — wie Zeiterfasser, gedacht für rein lesenden Zugriff.

Niemand kann die eigene Rolle ändern oder sich selbst archivieren. Beim Passwort-Reset durch Admins wird der Benutzer überall abgemeldet.

Neue Rechnung: Kunde wählen, dann offene abrechenbare Zeiten laden (Gruppierung je Projekt, Leistung, Tag, Eintrag oder als Sammelposition), Auslagen übernehmen, freie Positionen hinzufügen oder Artikel einfügen. Die übernommenen Zeiteinträge werden gesperrt, damit nichts doppelt abgerechnet wird.

Entwurf vs. Festschreiben (GoBD): Entwürfe sind frei änderbar und haben noch keine Nummer. Beim Festschreiben wird die Rechnungsnummer lückenlos vergeben und das Dokument unveränderlich — Korrekturen danach nur per Stornorechnung. Nummernkreise stellst du im Untertab Einstellungen ein.

Versand & PDF: Rechnung per E-Mail direkt aus timeCapt senden (Texte und BCC in den Einstellungen). Das PDF trägt dein Logo; die E-Rechnung (ZUGFeRD) ist im PDF eingebettet, für Behörden gibt es XRechnung (Leitweg-ID am Kunden pflegen). Optional hängt der Tätigkeitsnachweis als Anlage dran.

Das versendete PDF wird archiviert: Beim Festschreiben entsteht die Datei einmal und wird unverändert aufbewahrt. Rufst du dieselbe Rechnung in fünf Jahren wieder auf, bekommst du exakt das Dokument zurück, das dein Kunde damals erhalten hat — auch wenn du zwischenzeitlich dein Logo getauscht oder das Zahlungsziel geändert hast. Nur Entwürfe werden bei jedem Öffnen neu erzeugt, die dürfen sich ja noch ändern.

Hinweis auf die E-Rechnung: Bei ZUGFeRD stecken die Rechnungsdaten unsichtbar im PDF — dein Kunde sieht ein ganz normales Dokument. Damit er weiß, dass seine Buchhaltung es automatisch einlesen kann, hängt timeCapt einen kurzen Satz an den Mailtext. Ein- und ausschalten sowie den Wortlaut ändern kannst du unter Einstellungen → E-Mail. Der Satz erscheint nur, wenn der Mail auch wirklich eine E-Rechnung beiliegt.

Warum fehlt bei „Test senden" die E-Rechnung? Ein Entwurf hat noch keine Rechnungsnummer, und ZUGFeRD verlangt sie zwingend. Deshalb trägt das Entwurfs-PDF keine eingebetteten Daten — und folgerichtig steht auch der Hinweis darauf nicht im Mailtext. Beides kommt automatisch dazu, sobald du festschreibst. Alles andere an der Testmail entspricht dem, was dein Kunde bekommt.

Wer steht unter „Mit freundlichen Grüßen"? Unter Einstellungen → E-Mail wählst du zwischen Firmenname, Name des Inhabers oder beidem. Wer als Kleinunternehmer unter eigenem Namen auftritt, nimmt den Inhaber. Im Mailtext steuert das den Platzhalter {absender}; hast du einen eigenen Text gespeichert, der dort noch {firma} enthält, ersetze ihn durch {absender}.

Zahlungen & Mahnungen: Zahlungseingänge am Beleg erfassen (oder vom Bank-Abgleich zuordnen lassen). Das Mahnwesen kennt Zahlungserinnerung plus drei Mahnstufen mit Fristen und Gebühren — montags kommen Vorschläge per Mail, auf Wunsch läuft alles vollautomatisch (Einstellungen → Mahnwesen). Skonto wird mit Frist und Prozentsatz auf der Rechnung ausgewiesen.

Angebote funktionieren wie Rechnungen, lassen sich an Kunden senden, im Kundenportal online annehmen/ablehnen und per Klick in eine Rechnung umwandeln.

Im Untertab Automatisch legst du Abrechnungspläne je Kunde an. Drei Arten:

• Auto-Abrechnung aus Zeiten — rechnet alle offenen abrechenbaren Zeiten der Periode ab (Projektauswahl, Gruppierung, optional Mindestbetrag).
• Feste Positionen (Abo) — stellt immer dieselben Positionen in Rechnung, z. B. Hosting; Artikel lassen sich direkt einfügen.
• Wartungsvertrag — Pauschale plus Stundenkontingent: Inklusivstunden werden mitgezählt, nur Mehraufwand wird zusätzlich berechnet (eigener Satz oder Durchschnittssatz), Rest-Kontingent optional in die nächste Periode übertragen. Warn-Mail an Inhaber/Admins bei 80 und 100 Prozent; der Kontingent-Stand steht in der Plan-Liste.

Wann läuft der Plan zum ersten Mal? Lässt du das Feld Erster Lauf am leer, nimmt timeCapt den nächsten Termin ab heute und rechnet von dort in Schritten weiter. Bei „vierteljährlich am 1." im August heißt das: November, Februar, Mai — der Oktober liegt gar nicht auf dieser Reihe.

Soll der Plan zu einem bestimmten Zeitpunkt anlaufen, trägst du ihn dort ein. Der Monat kommt dann aus deiner Angabe, der Tag weiterhin aus der Einstellung daneben — ein Datum mitten im Monat verschiebt den Lauftag also nicht. Beispiel: vierteljährlich am 1., erster Lauf Oktober 2026 → 01.10.2026, dann 01.01.2027, 01.04.2027 und so weiter.

Du kannst auch einfach den Vertragsbeginn eintragen, selbst wenn er in der Vergangenheit liegt: timeCapt rückt dann auf dieser Reihe vor bis zum nächsten Termin, der noch bevorsteht. Bei einem bestehenden Plan heißt das Feld Nächster Lauf am und zeigt den aktuellen Termin — du kannst ihn dort jederzeit korrigieren.

Rhythmus: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich — am Wunschtag oder am Monatsletzten. Aktion je Lauf: nur Entwurf zur Durchsicht (empfohlen), automatisch festschreiben oder festschreiben und sofort an den Kunden senden. Datums-Platzhalter in Positionstexten werden bei jedem Lauf neu ersetzt (siehe „Artikel & Platzhalter").

Im Untertab Artikel definierst du wiederkehrende Positionen (Artikelnr., Name, Beschreibung, Einheit, Nettopreis, USt-Satz) — z. B. „Hosting Paket M". Im Rechnungs-/Angebots-Editor und in Abrechnungsplänen fügst du sie über die Auswahl „+ Artikel einfügen…" als fertige Position ein. Artikel, die schon in Rechnungen stecken, werden beim Löschen automatisch nur archiviert.

Datums-Platzhalter in Name und Beschreibung:

• {MM} Monat, {YYYY}/{YY} Jahr, {Q} Quartal, {MMMM} Monatsname
• {MM+2} = Monat + 2 Monate (Jahreswechsel wird berücksichtigt)
• {YYYY+1} = Jahr + 1 Jahr  ·  {YYYY+2M} = Jahr in 2 Monaten (für Zeiträume über den Jahreswechsel)

Beispiel Quartals-Hosting: Hosting {MM}-{YYYY} bis {MM+2}-{YYYY+2M} ergibt z. B. „Hosting 07-2026 bis 09-2026". In Abrechnungsplänen wird bei jedem Lauf neu ersetzt, beim manuellen Einfügen sofort.

Ausgaben: Datum, Lieferant, Kategorie (mit EÜR-Zeile), Netto/USt — Beleg als PDF/JPG/PNG anhängen. Wiederkehrende Ausgaben (monatlich/vierteljährlich/jährlich) legen sich selbst neu an. Weiterberechenbare Ausgaben (optional mit Aufschlag) erscheinen im Rechnungs-Editor zur Übernahme.

Belege-Inbox: Jede Firma hat eine persönliche Belege-Mailadresse (im Reiter Finanzen einsehbar). Belege einfach dorthin mailen — sie erscheinen als Ausgaben-Entwurf mit angehängtem Beleg.

Belege liegen verschlüsselt: Egal ob hochgeladen oder per Mail gekommen — auf dem Server ist die Datei verschlüsselt abgelegt. Für dich ändert das nichts: anzeigen, herunterladen und der Belege-Export für den Steuerberater funktionieren wie gewohnt. Mehr dazu unter Datensicherheit & Aufbewahrung.

Bank-Abgleich (Untertab Bank): Konten anlegen und Kontoauszüge als CSV oder CAMT.053 importieren. Zahlungseingänge werden offenen Rechnungen automatisch zugeordnet (Betrag/Rechnungsnummer), Abbuchungen werden per Regeln („Verwendungszweck enthält …") zu Ausgaben-Vorschlägen. Jede Buchung lässt sich auch manuell zuordnen oder ignorieren.

EÜR: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zufluss/Abfluss, gruppiert nach den EÜR-Zeilen deiner Kategorien — inklusive AfA-Zeile aus dem Anlagevermögen.

UStVA: die Kennzahlen (81/86/60/66) je Monat und Quartal — zum Abtippen ins ELSTER-Formular.

DATEV-Export: Buchungsstapel im DATEV-Format plus Belege-ZIP für den Steuerberater. Konten (SKR 03/04) sind vorbelegt und in den Einstellungen je Kategorie übersteuerbar — vor dem ersten Export kurz mit dem Steuerberater abstimmen.

Anlagen & AfA (Untertab Anlagen): Anlagegüter erfassen oder direkt aus einer Ausgabe übernehmen (verhindert Doppelzählung). GWG bis zur konfigurierbaren Grenze sofort abziehen, sonst lineare AfA monatsgenau nach Nutzungsdauer; Abgang/Verkauf wird berücksichtigt. Anlagenverzeichnis als CSV.

Steuer-Cockpit (Untertab Steuern): laufende USt-Zahllast, hochgerechnete Einkommensteuer (Annahmen wie Splitting, Kirchensteuer, weitere Einkünfte, GewSt-Hebesatz einstellbar) und daraus die sichere Entnahme pro Monat. Die Werte sind eine Planungshilfe und ersetzen keinen Steuerberater.

Rechnungsdaten: Im Kunden-Dialog gibt es den Tab Rechnungsdaten — Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail, USt-IdNr. (für Reverse-Charge), Leitweg-ID (XRechnung), Zahlungsziel, Rechnungssprache (Deutsch/Englisch) und USt-Behandlung. Einmal gepflegt, nutzen manuelle und automatische Rechnungen diese Daten.

Kundenportal: Ebenfalls im Tab Rechnungsdaten erzeugst du einen Portal-Link für den Kunden — ohne Login. Der Kunde sieht dort seine Angebote (und kann sie online annehmen oder ablehnen — du bekommst sofort eine Mail), Rechnungen und Tätigkeitsnachweise als PDF. Der Link lässt sich jederzeit widerrufen; behandle ihn wie ein Passwort.

Aufgaben liegen auf einem Kanban-Board mit acht Spalten:

• Offen — alles Neue landet hier, noch nicht bewertet.
• Ablage — bewusst auf später gelegt; verstopft die offene Spalte nicht.
• Zeitschätzung — der Aufwand muss noch geschätzt werden.
• Zu erledigen — geschätzt und eingeplant, wartet auf Bearbeitung.
• In Arbeit — wird gerade gemacht.
• Rückfrage — wartet auf eine Antwort (Kunde, Kollege, Zulieferer).
• Zu testen — umgesetzt, Prüfung steht aus.
• Fertig — abgeschlossen, mit Erledigt-Datum.

Verschieben: Karte mit der Maus in eine andere Spalte ziehen — die Reihenfolge innerhalb der Spalte lässt sich dabei mitbestimmen. Auf dem Handy tut es ein langer Druck auf die Karte oder das Pfeilsymbol: dann öffnet sich eine Liste aller Spalten.

Eine Aufgabe kann: einem Mitarbeiter zugewiesen werden, an Kunde und Projekt hängen, eine Priorität (Niedrig bis Dringend, färbt den Streifen links), Schlagworte, ein Fälligkeitsdatum und einen Soll-Aufwand tragen.

Kommentare: jede Aufgabe hat einen eigenen Verlauf für Rückfragen und Zwischenstände. Strg+Enter sendet. Eigene Kommentare lassen sich nachträglich ändern oder löschen (Inhaber/Admin dürfen alle).

Anlagen: Bilder und Dokumente per Ziehen-und-Ablegen, über die Dateiauswahl — oder einfach einen Screenshot aus der Zwischenablage ins Kommentarfeld einfügen. Erlaubt sind JPG, PNG, GIF, WebP, SVG, PDF, Text/CSV, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument und ZIP. Anlagen zählen wie Belege in den Speicherverbrauch des Kontos.

Verlauf: der Reiter „Verlauf" in der Detailansicht zeigt, wer wann den Status geändert, zugewiesen, die Fälligkeit verschoben oder eine Datei angehängt hat.

Volle Breite: das Doppelpfeil-Symbol oben rechts in der Kopfleiste (links neben dem Timer) hebt die Breitenbegrenzung für die gesamte Anwendung auf — praktisch für breite Bildschirme, viele Spalten und lange Tabellen. Die Einstellung merkt sich dein Browser und gilt auf jeder Seite.

Filter: oben nach Kunde, Projekt, Mitarbeiter und Priorität, dazu Volltextsuche sowie die Schalter „nur meine", „überfällig" und „alle erledigten". Die Einstellung merkt sich der Browser. Über Liste oben rechts wechselst du von den Spalten in eine sortierbare Tabelle.

Schnellanlage: das + im Spaltenkopf legt eine Aufgabe direkt in dieser Spalte an; Kunde, Projekt und Person aus dem aktiven Filter werden übernommen.

Timer an der Aufgabe: „Timer starten" beginnt die Zeiterfassung direkt auf der Aufgabe; die erfasste Zeit wird der Aufgabe zugeordnet und als Soll/Ist gegen den geplanten Aufwand gehalten. Eine noch nicht begonnene Aufgabe rutscht dabei automatisch auf „In Arbeit". Unter „Details" lassen sich alle gebuchten Zeiten der Aufgabe einsehen.

Der Spaltenkopf zeigt Anzahl, Ist/Soll-Summe und überfällige Aufgaben der Spalte — passend zum gesetzten Filter. Spalten, die du gerade nicht brauchst, klappst du per Klick auf den Spaltentitel zusammen.

Spalten ein- und ausblenden: über den Knopf Spalten oben rechts. Das ist deine persönliche Sicht — für Kolleginnen und Kollegen ändert sich nichts. „Alle anzeigen" holt alles zurück.

Eigene Spalten (Inhaber/Admin): unter Spalten → Spalten verwalten… legst du neue Spalten an, benennst sie um, sortierst sie, gibst ihnen ein Symbol und eine Farbe oder löschst sie wieder.

Beim Anlegen wählst du eine Gruppe — das ist das Einzige, was timeCapt an einer Spalte fest auslegt:

• Offen — noch nicht angefangen. Neue Aufgaben landen in der ersten Spalte dieser Gruppe.
• In Arbeit — läuft. Der erste Wechsel hierher merkt sich den Startzeitpunkt (davon lebt die Durchlaufzeit im Dashboard), und „Timer starten" zieht eine Aufgabe hierher.
• Fertig — abgeschlossen. Setzt das Erledigt-Datum, gilt nicht mehr als überfällig und verschwindet nach 30 Tagen aus der Standardansicht.

Umbenennen ist gefahrlos — die Aufgaben hängen an einem internen Schlüssel, nicht an der Beschriftung. Beim Löschen einer Spalte wählst du, wohin ihre Aufgaben umziehen; Kommentare, Anlagen und gebuchte Zeiten bleiben unverändert. Eine Spalte der Gruppe „Fertig" muss immer bestehen bleiben, ebenso mindestens eine außerhalb davon.

Über Standardspalten ergänzen holst du gelöschte Standardspalten zurück, ohne eigene zu verlieren.

Kommen/Gehen per Klick — unabhängig von den Projektzeiten. Die Tagesleiste zeigt deine Stempelungen; eigene Einträge lassen sich korrigieren oder löschen (Inhaber/Admin: alle).

Der Bericht rechnet Arbeits- und Pausenzeiten je Tag zusammen und prüft automatisch nach Arbeitszeitgesetz: Pausen (mind. 30 Min. bei über 6 Std., 45 Min. bei über 9 Std.), Warnung über 10 Std./Tag, Ruhezeit (mind. 11 Std. zwischen zwei Arbeitstagen) und „Ausstempeln vergessen". Export als CSV; Inhaber/Admin werten je Mitarbeiter aus.

Damit erfüllst du die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung — die Auswertung liegt für jede Prüfung bereit.

Planung (Inhaber/Admin): Wochenraster je Mitarbeiter — verfügbar ist das Wochensoll minus Feiertage und genehmigte Abwesenheiten. Zelle anklicken und Projekte in Stunden je Woche verplanen; die Ampel warnt ab 80 % (orange) und bei Überbuchung (rot).

Dienstplan: Wochenplan mit Schicht-Chips. Inhaber/Admin planen mit Vorlagen (Früh/Spät/Nacht/Büro, eigene anlegbar, Nachtschicht über Mitternacht möglich); Urlaub und Feiertage werden markiert und Konflikte gewarnt. Geplant wird im Entwurf (für Mitarbeiter unsichtbar) — „Woche veröffentlichen" schaltet den Plan frei und informiert jede betroffene Person per E-Mail. Mitarbeiter sehen nur ihren eigenen, veröffentlichten Plan; der Soll/Plan-Vergleich je Woche läuft mit.

Mein Profil: Name und E-Mail-Adresse ändern.

Passwort ändern: aktuelles Passwort eingeben, neues zweimal (min. 8 Zeichen). Aus Sicherheitsgründen werden danach alle Sitzungen beendet — diese hier meldet sich automatisch neu an.

API-Schlüssel: persönlichen Schlüssel für den API-Zugriff erzeugen, anzeigen, kopieren, neu erzeugen oder widerrufen.

Firma (nur Inhaber/Admin): Firmenname, Währung und Zeitzone. Der Inhaber kann zusätzlich eine eigene Domain hinterlegen (Whitelabel) und den Wochenbericht per E-Mail aktivieren. Im Abschnitt Abwesenheiten: Standard-Feiertagsregion, Self-Approve und die tägliche Erinnerung an offene Anträge.

Rechnungs-Einstellungen (mit Finanzmodul, im Reiter Rechnungen → Einstellungen): Briefkopf und Logo, Bankverbindung, USt-Modus (Regelbesteuerung/Kleinunternehmer), Nummernkreise, Zahlungsziel, Skonto, Zeitrundung, E-Mail-Texte, Mahnstufen und DATEV-Stammdaten.

Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag, nur Inhaber/Admin): den AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO direkt online abschließen — danach jederzeit als PDF abrufbar.

Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite kannst du dir per E-Mail einen Link zum Zurücksetzen schicken lassen (60 Minuten gültig).

Unter Einstellungen → Zahlungen (nur Inhaber) siehst du die monatliche Nutzungsgebühr, pflegst die Rechnungsanschrift und hinterlegst das Zahlungsmittel — SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte. Deine Rechnungen lädst du dort als PDF herunter.

Module buchen: Ebenfalls dort aktivierst oder kündigst du die Zusatzmodule „Rechnungen & Finanzen" und „Team & Planung" — Pauschalpreis je Firma pro Monat, unabhängig von der Teamgröße. Nach dem Buchen erscheinen die neuen Menüpunkte sofort; nach dem Kündigen verschwinden sie, die Daten bleiben erhalten.

Unter Einstellungen → Backup exportierst du jederzeit ein vollständiges Backup aller Daten als komprimiertes JSON oder XML. Zusätzlich sichern wir täglich serverseitig.

Seitenleiste: Das Menü-Symbol oben links klappt die Navigation auf schmale Icons zusammen.

Auswahlfelder: Alle Dropdowns sind durchsuchbar — einfach anklicken und lostippen.

Dark/Light: Der Schalter unten in der Seitenleiste wechselt das Farbschema — die Wahl wird pro Gerät gespeichert und gilt ab dann für dich, egal was voreingestellt ist.

Womit fängt es an? Wer noch nie umgeschaltet hat, bekommt in dieser Reihenfolge: die Vorgabe des Accounts (Einstellungen → Firma → Standard-Farbschema, nur Inhaber/Admin), sonst die Vorgabe des Partners, sonst die Systemeinstellung deines Geräts — und wenn die nichts sagt, hell. Neue Mitarbeitende sehen timeCapt also freundlich hell, außer ihr Rechner steht auf Dunkelmodus.

Volle Breite: Das Doppelpfeil-Symbol oben rechts in der Kopfleiste, links neben dem Timer, schaltet zwischen fester und voller Fensterbreite um. Es gilt für die ganze Anwendung — Aufgaben-Board, Berichte, Rechnungen, alle Tabellen — und wird pro Gerät gespeichert. Auf Tablet und Handy ist es ausgeblendet, dort füllt der Inhalt ohnehin das Fenster.

Abmelden: über das Symbol oben rechts in der Kopfleiste.

Anmeldung: Deine Firma hat ihre eigene Adresse (deinefirma.timecapt.de). Auf timecapt.de findet der Login-Finder die richtige Adresse anhand der Eingabe.

API: Alles, was die Oberfläche kann, geht auch per REST-API — die Dokumentation findest du auf timecapt.de/api.

timeCapt ist vollständig für Smartphone und Tablet optimiert. Über das Menü-Symbol oben links öffnest du die Navigation; das Logo bleibt daneben sichtbar. Tabellen und Eingabefelder sind auf Touch ausgelegt.

Deine Sitzung bleibt aktiv, solange der Tab geöffnet ist (sie verlängert sich automatisch). Schließt du den Tab, läuft sie nach einer Weile von selbst ab.

Was verschlüsselt gespeichert wird: hochgeladene Belege, Dateianhänge an Aufgaben, der Inhalt deiner ausgestellten Rechnungen, Angebote und Mahnungen sowie Betreff und Empfänger der Mails an deine Belege-Adresse. Verwendet wird ein Verfahren nach dem Stand der Technik mit 256-Bit-Schlüssel; jede Firma hat ihren eigenen Schlüssel.

Wovor das schützt: Wer an eine Kopie der Datensicherung oder an den Datenträger käme, könnte damit nichts anfangen — der Schlüssel wird getrennt davon verwahrt. Die Übertragung zwischen deinem Gerät und timeCapt ist ohnehin durchgehend verschlüsselt (TLS).

Was nicht verschlüsselt ist — und warum: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Kunde, Lieferant und Beschreibung bleiben lesbar in der Datenbank. Nach diesen Feldern sortierst und suchst du in jeder Liste, sie gehen in Auswertungen und Summen ein. Wären sie verschlüsselt, müsste timeCapt für jede Ansicht sämtliche Daten durchrechnen — und deine Auswertungen wären unbenutzbar langsam.

Aufbewahrung deiner Belege: Beim Festschreiben einer Rechnung wird das PDF einmal erzeugt und unverändert archiviert, zusammen mit einer Prüfsumme. Jeder spätere Abruf liefert genau diese Datei. Änderst du später dein Logo, dein Zahlungsziel oder schaltest die E-Rechnung ein, betrifft das nur neue Belege — alte bleiben, wie sie versendet wurden. Das ist der Zustand, den eine Betriebsprüfung sehen will.

Logo austauschen: Lädst du ein neues Bild in ein bestehendes Logo, legt timeCapt eine neue Fassung an und behält die alte im Hintergrund. Sie verschwindet aus der Auswahl, wird aber weiterhin für die Belege genutzt, die mit ihr erstellt wurden. Auch „Logo löschen" räumt es nur aus der Auswahl — deine Altbelege bleiben vollständig.

Deine eigenen Kopien: Unabhängig davon kannst du jederzeit ein vollständiges Backup als JSON oder XML ziehen (Einstellungen → Konto) und Belege eines Zeitraums als ZIP exportieren (Finanzen → Buchhaltung). Für die Einhaltung der steuerlichen Aufbewahrungsfristen bist du als Unternehmer selbst verantwortlich; timeCapt löscht nichts von allein.